一句话结论： 收汇金额和报关货值不一致，在1039业务里非常常见，本身不是问题；问题在于差额说不清。银行手续费、中转行扣费、折扣或索赔、分笔付款、一笔钱付多票货、成交方式不同，都会造成差额。处理原则只有一条：每一笔差额都要能说明原因，并拿得出对应的依据。
集采通在做收汇对接时，几乎每个月都会遇到客户来问"钱怎么少了""这笔怎么对不上"。下面把常见的差额类型和处理方法按问题列出来。
问：为什么收到的钱总比报关金额少一点？
答：最常见的原因是银行手续费和中转行扣费。
境外客户从当地银行汇款，款项可能经过一家或多家中转行，每一家都可能扣一笔费用；境内收款行入账时也可能收取手续费。最后到账的金额，往往比境外客户汇出的金额少几十到上百美元。
这类差额金额小、原因清楚，处理方法是保留银行的入账通知或扣费明细，必要时请境外客户发来汇款水单，证明汇出时的金额与报关货值一致。
问：客户因为质量问题扣了一部分货款，怎么处理？
答：要保留与客户之间的沟通记录和扣款依据，说明扣款的原因和金额。
货到目的国后，境外客户发现部分货物有质量问题、数量短缺或包装破损，要求扣减货款，这是外贸中常见的情况。扣款之后，实际收汇会少于报关货值。
这类差额需要的依据包括：客户的索赔函或邮件、问题货物的照片、双方确认扣款金额的记录。扣款金额越大，依据越要完整。不要只在电话里谈好就算了，书面记录是后续说明的唯一凭证。
问：客户给了折扣，钱少收了，要怎么说明？
答：看折扣是在报关前还是报关后确定的。
如果折扣在出货前就谈好了，报关货值应该按折扣后的实际成交价申报，这样收汇和报关自然对得上。
如果折扣是出货后才谈的，比如老客户返利、提前付款优惠，那么收汇就会少于报关货值。这时候要保留双方确定折扣的书面记录，写清楚折扣原因、比例或金额、对应哪一票货。
最不建议的做法是：报关时按高价报，收汇时按低价收，中间的差额没有任何依据。
问：客户分几次付款，怎么对应？
答：建一张对应表，把每一笔到账和这一票报关的关系列清楚。
预付一部分、出货后付一部分、到港后付尾款，这种分笔付款很常见。对应时要做到：
- 每一笔到账记录日期、金额、付款人；
- 标注这一笔对应哪张报关单、属于第几笔；
- 所有笔数加起来，与报关货值的差额能说明原因。
尾款迟迟没到的，要跟进催收并保留催款记录，不要让这票货长期处于"只收了一部分"的状态。
问：客户一笔钱付了好几票货，怎么办？
答：要请客户在付款附言或付款通知里写明对应的订单号，同时自己做好拆分对应。
长期合作的客户，有时会月结，一次付清几票货的款。这种情况下，一笔收汇对应多张报关单，必须能说清楚：这笔钱里，多少对应哪一票。
建议的做法：
- 请客户付款时在附言里写上对应的订单号或发票号；
- 客户另外发一份付款明细，列出每票的金额；
- 自己的对应表里，把这笔收汇拆分到每张报关单。
如果几票货属于不同的经营户主体，就更要注意拆分对应，不能混在一起说不清。
问：成交方式不同，会造成差额吗？
答：会。报关货值的口径和客户实际支付的口径不同，就会出现差额。
比如合同约定的是到岸价，客户支付的金额包含了运费和保险费；而报关货值的计算口径与此不一定完全相同。又比如运费由出口方垫付后另向客户收取，这笔运费也会进入收汇。
这类差额的依据是合同或订单上的成交方式、运费和保险费的单据。申报时成交方式、运费、保险费如实填报，收汇时能按合同解释，差额就是清楚的。
问：汇率变动会影响对应吗？
答：如果报价、申报、收汇使用的币种不一致，汇率变动会让金额看起来对不上。
最常见的情况是：和客户用人民币报价，报关按美元折算，客户实际付的是美元或其他币种。不同时点的汇率不同，折算出来的金额自然有差。
尽量让报价、合同、报关、收汇使用同一个币种，能从根本上减少这个问题。确实存在多币种的，要保留每个时点使用的汇率依据。
问：收汇比报关货值多，是什么情况？
答：可能是客户多付、预付了下一票的款，或者付了额外的费用，都要说明清楚。
收汇多于报关货值，同样需要说明原因：
- 客户预付了下一批货的定金，与本票款项一起汇来；
- 客户支付了运费、样品费、模具费等额外费用；
- 客户误付、重复付款，需要退回或抵扣下一票。
预付下一批货的，要在后续那票货出货后对应上；额外费用要有对应的单据；误付的，要按规定处理退汇或与客户书面确认抵扣。
问：外汇管理对预收、延期收款有报告要求吗？
答：有。按《经常项目外汇业务指引（2020年版）》，部分情况需要在规定期限内通过系统报送信息。
该指引规定，对于30天以上（不含）的预收货款、90天以上（不含）的延期收款等情况，企业应在货物进出口或收付汇业务实际发生之日起30天内，通过货物贸易外汇监测系统报送预计收付汇或进出口日期等信息。
1039业务中，具体由哪个主体报送、怎么报送，要结合主体结构和经办银行的要求确认。客户要做的是，把预收和延期收款的情况及时告知服务商，不要等超期了才说。
问：差额相关的资料要保存多久？
答：按指引的规定，相关交易单证要留存5年备查。
《经常项目外汇业务指引（2020年版）》规定，境内机构和个人应留存相应交易单证5年备查。差额相关的依据，包括扣费明细、索赔记录、折扣确认、付款明细、退汇记录，都应该按票归档、保存到位。
问：差额说明要写成什么样？
答：写清楚"哪一票、差多少、为什么、依据是什么"四件事。
一份能用的差额说明，通常只需要几行：
- 对应的报关单号和出口日期；
- 报关货值、实际收汇金额、差额；
- 差额原因：中转行扣费、质量扣款、折扣、运费等；
- 依据：银行扣费明细、索赔邮件、折扣确认函的文件名。
不需要写成长篇报告，但要让一个不了解这票业务的人，看了就能明白差额从哪里来。每一票的差额说明放在这票的归档文件夹里，和收汇记录放在一起。
问：差额很小，也要写说明吗？
答：建议写。小差额单独看不起眼，累积起来就是一笔说不清的钱。
很多客户觉得几十美元的扣费没必要管。但如果一年几十票，每票都有小差额、都没有说明，复核时面对的就是一长串"对不上"。
小差额的说明可以非常简单，比如在对应表里加一列"差额原因"，填"中转行扣费"，再附上银行入账通知。花一分钟，省掉以后的麻烦。
问：发现以前有几票差额没写说明，怎么补？
答：按票逐一回查原因，能找到依据的补写说明，找不到的如实记录。
很多客户是在第一次对账时，才发现以前好几票都有差额、都没写说明。补的方法是：按报关单号逐票回查，找银行入账通知、和境外客户的邮件、扣款记录，能找到依据的，补一份差额说明，注明是事后补写；确实找不到依据的，如实记录"原因待查"以及已经做过的查找。
不要为了让账"好看"，事后编一个原因。补写说明的目的是还原事实，而不是掩盖问题。
问：境外客户用其他币种付款，怎么对应？
答：按到账时的实际币种和金额记录，与报关币种的折算依据一并保留。
报关按美元、客户付的是欧元或其他币种时，对应表里要同时记录原币金额、折算汇率和折算后的金额。最好在合同里就约定付款币种，减少这种情况。
场景记录：一个月三票货、两笔收汇的对账
一位做五金工具的东莞客户，一个月出了三票货，发往同一个东南亚客户。月底收到两笔款：第一笔金额比第一票货值少了几十美元，第二笔金额比后两票货值的合计少了一千多美元。客户来问集采通是不是出了问题。
我们和他一起逐笔核对：第一笔的差额是中转行扣费，银行入账通知上有扣费明细；第二笔是一次付了两票货，其中一票有一箱货包装破损，境外客户扣了一部分货款，邮件里有照片和双方确认的金额。
我们把这两笔收汇拆分到三张报关单上，每一笔差额都附上了依据，整理成一张对应表留档。客户后来跟境外客户约定：以后每次付款都写明对应的订单号，扣款必须先邮件确认。
现在他每个月月底会花半个小时，把当月的报关单和到账记录放在一张表里过一遍，差额原因当场填好。他说，这半个小时比以前每次被问起时翻半天邮件省事得多。
差额本身从来不是问题，没人说得清差额才是问题。
收汇对不上，先整理这几项
- 本期所有报关单号、出口日期、报关货值
- 每一笔到账的日期、金额、付款人
- 银行入账通知和扣费明细
- 客户的付款通知或汇款水单
- 折扣、索赔、扣款的书面记录
- 合同或订单上的成交方式和付款条款
发给黄总，可以一起把每一笔差额对应清楚，缺的依据及时补。
东莞市集采通供应链有限公司，是东莞本地专注1039市场采购贸易服务的供应链服务机构，主要服务无票出口、散单出口、跨境电商收汇和无自营出口权企业。
政策依据：
- 国家外汇管理局《经常项目外汇业务指引（2020年版）》（第十二条、第二十条）：https://www.safe.gov.cn/hubei/file/file/20200901/20c7440b0ee24269ab5a609cf81275f9.pdf
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