1039资料模板库：首次咨询、付款关系、拼柜箱号和完税归档模板

更新日期：2026-10-13

这一页放的是做 1039 时最常用的五个模板：首次咨询、付款关系说明、多供应商拼柜箱号表、完税归档目录、客户要求一般贸易资料时的说明。每个模板都可以直接复制，按自己的业务填。

每个模板前面写了什么时候用，后面写了填完怎么发、哪些地方不能乱填。想看每个模板背后的判断逻辑，可以点进对应的文章；想先了解 1039 的整体框架，可以从1039知识库总入口开始。

先说结论：模板不是为了凑文件，是为了把一票业务讲清楚

做 1039，最怕的不是缺某一份文件，而是一票业务讲不清楚：货从哪里来、卖给谁、装了什么、钱怎么回来、税怎么处理。这几个模板，就是帮你把这几件事按固定格式写下来，让你自己、服务商、银行看的时候都能对上。

要先说明一点：模板只解决“资料怎么讲清楚”，不决定“这票能不能做”。填完模板，不等于就能走 1039；能不能走，还要看商品、货值、客户要求、供应商、收款这些事实本身，具体以当票资料、银行当前要求和主管部门实际口径为准。模板里写的每一项，都必须是真实业务的内容，不能为了让表格“好看”去改事实。

这些模板适合已经有产品、有客户、有供应商、有大致出货计划的人。还在了解 1039 是什么的阶段，建议先看知识库；已经有订单在谈的，可以先复制模板填一版，再发给黄总做初筛。

模板一：首次咨询资料模板

什么时候用： 第一次找服务商问 1039，或者一票新业务要判断能不能走的时候。很多人第一条消息只问“能不能做、多少钱”，服务商没法回答，只能一来一回地问。用这个模板，一条消息就能把一票业务的轮廓讲清楚。

复制下面这段，填空后直接发：

黄总您好，想咨询一票1039业务：

【产品】品名：____；材质：____；用途：____；
是否带电/带电池/带品牌：____；（附产品图片）

【货值】大致货值：____美元（给个区间即可）；币种：____

【客户和清关】目的国：____；
客户要的清关文件：____；
是否要求一般贸易单证/国内发票/退税资料：____

【供应商】共__家，所在地：____；
能开票的：____；只有采购/付款记录的：____

【出货时间】预计装柜：____；柜型：____（是否拼柜）；装柜地点：____

【收款安排】付款方：____（是否就是订单客户）；
一次付/分笔：____；已收定金：____（金额、日期）

【现有资料】已有：____；还缺：____

填完以后： 不知道的项写“待确认”，不要空着，也不要随手编一个。空着的项，服务商会以为你漏了；编出来的项，后面会和实际资料对不上。品名多的，产品部分可以写“详见附件”，另附产品清单或图片合集；有客户的邮件或询盘截图，一并附上，比转述准确。

货值不需要精确到个位，但要真实。接近单票 15 万美元上限的，要特别说明。每一项为什么重要、怎么写更清楚，可以看1039首次咨询资料怎么发；资料准备的完整清单见资料清单。

模板二：付款关系说明模板

什么时候用： 订单里的买方、付款方、收货人不是同一家的时候。比如集团公司统一付款、客户委托采购代理付款、客户老板用个人账户付款、货直接发给客户的终端买家。这些都是常见的商业安排，但要多解释一层关系。

有一条前提必须先说：真实的商业关系必须存在，模板只是把它写成书面格式。三方之间本来没有关系，或者客户自己也说不清为什么由这个人付款，写什么说明都没用，这时候应该先停下来。

中文参考格式：

付款关系说明

致：____（收款方名称）

我司____（买方名称，注册地：____）于____（日期）
向贵方下达订单____（订单号/PI号），货物为____，金额____（币种及金额）。

本订单货款由____（付款方名称，注册地：____）代为支付。
付款方与我司的关系为：____（如集团母公司/委托的采购代理/我司股东本人）。
由其付款的原因为：____（如集团统一结算/代理协议约定）。

本订单收货人为____（收货人名称，国家：____），与我司的关系为：____。

我司确认，付款方于____（日期）支付的____（币种及金额）为上述订单货款。

____（买方名称）
签字/盖章：
日期：

英文参考格式：

Payment Relationship Statement

To: ____ (Seller / Payee name)

We, ____ (Buyer name, registered in ____), placed order ____ (Order/PI No.)
dated ____ for ____ (goods description), amount ____ (currency and amount).

Payment for this order is made by ____ (Payer name, registered in ____).
Relationship between the payer and us: ____ (e.g. parent company /
appointed purchasing agent / our director).
Reason for payment by the payer: ____.

The consignee is ____ (name, country), which is ____ (e.g. our customer).

We confirm that the payment of ____ made by the payer on ____ is for the above order.

____ (Buyer name)
Signature / Stamp:
Date:

填完以后： 名称拼写、金额、订单号，要和 PI、汇款水单、提单逐项核对，最容易出错的就是这几处。说明最好在付款前或付款时出具，不要等到账几个月后才补。模板只是说明格式，不代表写了就能通过审核，银行要什么材料以银行当前要求为准。

不能写的：编一个不存在的关系、为了迁就付款方去改发票抬头、把说明日期倒签。要素怎么写、追问时怎么补资料，见1039付款关系说明怎么写；哪些不一致能做、哪些要谨慎，见付款方、客户、收货人不一致怎么解释。

模板三：多供应商拼柜箱号表模板

什么时候用： 一柜货来自好几家工厂或档口的时候。供应商越多、品名越杂，越需要这张表。建议发货前就定好每家的编号和箱号段，装柜前一两天把表做完。

先用一个办法自查：随便拿起一箱，能不能马上说出是哪家的、装的什么、对应装箱单哪一行。三件事都说得出，这一柜就过关了；说不出，就要在装柜前把表补上。

字段模板如下，复制到表格软件里，一行写一家供应商的一个品名规格：

填完以后： 按供应商逐家核对三个数——采购清单上采购了多少、箱号表里装了多少、装箱单里写了多少，三个数一样才过关。箱号范围要连续，跳号的在备注里写原因；混装箱单独列行，备注写“混装”。装柜时如果临时少装、加货，以实际装柜为准更新箱号表和装箱单，旧版本标注作废。

不能乱填的：数量不能按“计划”填，要按实际送货和装柜填；对不上的地方不要为了好看改成对得上，要写差异说明。供应商编号、字段说明和照片要求，见多供应商拼柜箱号表怎么做；采购清单和装箱单怎么对应，见1039采购清单和装箱单怎么对应；箱唛和装柜照片见箱唛、装柜照片和箱号底稿为什么要留。

模板四：完税归档文件夹目录模板

什么时候用： 一票业务出货、收汇、申报完成之后，把资料按票收拢的时候。最好从下单那天就建好文件夹，边做边放，而不是等出了问题再到处找。

每一票业务，照着下面的结构建一个文件夹：

出货日期_客户简称_柜号/
├── 00_索引说明.txt     （客户、货值、柜号、报关单号、收款和完税情况）
├── 01_合同订单/        （PI最终版、客户确认记录、订单变更确认、作废版本）
├── 02_采购供应商/      （供应商清单、各供应商采购单、付款记录、送货单）
├── 03_装箱装柜/        （箱号表、装箱单最终版、装柜照片）
├── 04_报关物流/        （交易登记信息、报关单信息、商业发票、提单）
├── 05_收汇结汇/        （收款记录、收款报关对应表、付款关系说明、银行问询与回复）
└── 06_税务完税/        （免税申报记录、经营所得申报记录、完税证明）

填完以后： 要按票归档，不要只按客户或月份混放。一票业务往往跨好几个月，按月份放会被拆散；一个客户一年几十票，按客户放会混在一起。按客户、按月份查找的需求，用一张总索引表解决：每票一行，写文件夹名、客户、出货日期、货值、报关单号、收款和完税是否完成。

每个子文件夹只放最终有效版本，旧版本放进“作废版本”，避免发错。一次经营所得申报覆盖多票业务的，在每票里放一份对应说明。归档是把已经发生的资料整理好，不是事后补造资料，也不代表任何税务或银行结果。命名规则和各子文件夹放什么，见1039完税归档文件夹怎么整理；税务申报流程见1039出口后税务申报怎么做。

模板五：客户要求一般贸易资料时的说明模板

什么时候用： 境外客户或国内上家说要“一般贸易资料”的时候。先别急着下结论说不能做，先拆清楚对方到底要哪一种：

• 清关用的商业发票、装箱单、提单、申报信息——1039 下按真实情况通常可以出具；
• 以特定公司抬头的出口报关资料——和 1039 的结构不匹配，要评估一般贸易或其他路径；
• 国内增值税发票或退税链条资料——1039 按现行口径免征不退，不匹配；
• 原产地证——能否办理要逐票确认，不作承诺；
• 认证、检测报告、品牌授权——看商品本身和工厂能否提供，与出口路径无关。

拆清楚以后，可以用下面的说明回复对方。中文说明（适合国内上家或客户）：

关于本批货物的出口资料说明：

本批货物按中国市场采购贸易方式（海关监管方式代码1039）出口。
可提供：商业发票、装箱单、提单，以及出货申报信息，内容与实际货物一致。
该方式下报关单发货人为备案的市场采购贸易经营主体；
出口货物按现行规定免征增值税、不办理出口退税，不提供增值税专用发票及退税资料。
如需原产地证、特定抬头的报关资料等其他文件，请在下单前告知，我们逐票确认后答复。

英文说明（适合境外客户）：

Regarding export documents for this shipment:

This shipment is exported under China's market procurement trade mode
(China Customs code 1039). We will provide the commercial invoice,
packing list and bill of lading, all consistent with the actual goods.
The exporter of record on the Chinese export declaration is a registered
market operator under this procedure, so the name may differ from our company.
If you need any other documents (e.g. certificate of origin or specific
certificates), please let us know before the order is confirmed,
and we will check case by case whether they can be provided.

填完以后： 发出前把说明和这票货的实际单证安排核对一遍，每一句都要是事实。原产地证只写“逐票确认”，不要先答应下来。客户提出发票金额、数量、品名和实际不一样的要求，不能配合。客户回复的确认邮件，存进这票业务的归档文件夹。拆分方法和判断要点，见客户要求一般贸易资料时，1039还能不能谈。

这些模板怎么配合业务初筛使用

模板不是孤立用的，建议按这个顺序：

第一步，先自查。 用1039适配初筛或1039业务自查清单过一遍，先看商品、货值、客户要求、供应商、收款这几项有没有明显过不去的地方。

第二步，复制对应模板。 第一次咨询用模板一；付款方和客户不一致的加上模板二；多家供应商拼柜的加上模板三；客户提出一般贸易资料要求的加上模板五。模板四在出货后归档时用，但建议下单时就把文件夹建好。

第三步，发给黄总。 填好的模板和现有资料一起发过来。黄总会根据产品、资料链、收汇和税务归档逐票判断，结论一般是三种：可以推进、补资料后推进、建议暂停或换路径，并说明理由。收汇环节的整体思路可以先看1039收汇结汇资料怎么准备。

哪些情况不要只靠模板，要先停下来确认

模板能把资料讲清楚，但有些问题不是资料格式能解决的。遇到下面这些情况，先停下来确认，不要填完模板就推进：

• 商品监管条件不明： 带电池、带品牌、编码和监管条件确认不了的，先核商品，见带电池的产品走1039要注意什么和带品牌的货能走1039吗；
• 客户要求特定公司抬头报关： 和 1039 结构不匹配，要先评估路径；
• 付款方关系说不清： 写不出真实关系的，模板二帮不上忙；
• 收汇金额和订单明显对不上： 差额原因说不清的，先查清楚，见收汇金额和报关货值对不上怎么办；
• 供应商和装箱资料对不上： 箱号表填不出来，说明货源或装箱本身有问题；
• 原产地证、认证、授权资料不确定： 先和客户、工厂确认，不要先答应；
• 货值接近或超过单票上限： 1039 单票报关单货值上限为 15 万美元（含），不能靠拆单解决，见单票货值超过15万美元还能走1039吗。

这些情况，与其硬填模板，不如先把事实弄清楚。出货后遇到复核要准备什么，可以看1039出口之后遇到复核要准备什么。

下一步：把一票业务先整理成一页说明

不管用哪个模板，最终目的是把一票业务整理成一页能看懂的说明：产品是什么、货值多少、卖给谁、谁付款、货从哪几家来、怎么装、什么时候出、钱怎么回来。这一页写得清楚，后面的报关、收汇、归档就有了底子。

如果已经有产品、货值、供应商、客户付款和出货计划，可以先把填好的模板和资料发给黄总（电话 13531380240，邮箱 569249756@qq.com），也可以通过联系页面留下信息。东莞市集采通供应链有限公司是东莞大朗备案的 1039 市场采购贸易综合服务商，在东莞虎门、东莞大朗、佛山禅城设有服务点，做路径判断、个体户路径协同、报关协同、对公收汇结汇资料衔接、税务申报、完税归档和按票资料复盘。集采通会按一票业务看产品、资料链、收汇和后续完税归档，先判断适不适合走 1039，再说具体怎么配合。