怎么用英文跟境外客户解释1039？

更新日期：2026-10-14

“Why is the beneficiary name different from your company?”

做 1039 的第一票，十有八九会收到这样一封邮件。客户不是故意刁难，他只是看到收款人名称变了、报关上的出口方不是你，心里没底。这时候回得好，客户放心付款；回得含糊，客户可能就卡着不付，甚至怀疑遇到了诈骗。

下面按客户最常问的几个问题，先用中文讲清楚背后的逻辑，再给一段可以改着用的英文。英文模板都刻意写得很平实，不夸大、不打包票，因为对境外客户来说，“说清楚”比“说得漂亮”更重要。所有模板里的 ____ 都要换成你这票业务的真实信息，发之前逐句核对。

境外客户通常会问哪几件事

把客户的问题归一下，基本是下面 5 类：

大部分客户只会问其中一两个。不要一次把五段英文全发过去，客户问什么，回什么。

语气上也有个小原则：短句、具体、可核实。与其写一大段“我们是非常专业可靠的出口服务渠道”，不如写清楚“出口方是谁、钱付给谁、单据写什么、怎么核实”。境外客户看到的是能对上的事实，才会放心；看到的是形容词，反而会多一分警惕。整体沟通思路可以先看怎么跟境外客户解释1039。

发英文说明之前，先把事实确认一遍

英文写得再好，事实错了都没用。发之前，至少确认下面这些：

• 这票货的出口主体，是登记在客户本人名下的哪个个体户，全称怎么写；
• 收款账户的户名、银行、账号、币种，和出口主体是否一致；
• 商业发票、装箱单的卖方抬头怎么写，和报关主体、收款主体的安排是否已经确认；
• 客户要的清关资料有哪些，有没有原产地证、认证、检测报告；
• 客户有没有提到要中国报关单、增值税发票、退税资料；
• 付款方是不是订单上的买方，不是的话关系是什么。

这几项没确认之前，宁可先回一句“We are confirming the details and will reply within ____ working days”，也不要先发一段可能要收回的说明。

付款给谁：收款账户怎么说

这是最需要提前讲的一点。按集采通现行实操口径，境外客户的货款付款到客户本人名下的个体户美金账户，再按当票资料办理结汇、税务申报和完税归档。对境外客户来说，他只需要知道三件事：付到哪个账户、为什么是这个账户、怎么核实。

几个原则：

• 提前说，不要在 PI 上突然换。先用你和客户一直使用的邮箱或联系方式告知。
• 欢迎客户核实。电话、视频确认都可以，这反而让客户更放心。
• 请客户在附言写 PI 号。后面银行核对交易背景时用得上。

Payment instruction

For this order (PI No. ____), please remit the payment in USD to the account below:

Beneficiary: ____

Bank: ____

Account No.: ____

SWIFT: ____

The beneficiary is the registered business that exports this shipment, so the account holder name matches the exporter on the export documents. Please include "PI No. ____" in the payment reference. If you would like to verify these details, please call or video-call me at ____ before payment.

中文对照：本订单（PI 号 ____）请以美元付款至以下账户（户名、银行、账号、SWIFT）。收款人是这票货的出口经营主体，所以户名和出口资料上的出口方一致。付款附言请写“PI No. ____”。如需核实账户信息，付款前欢迎通过电话或视频和我确认。

付款方如果不是订单上的买方，比如由香港公司代付，要另外请客户出付款说明，写法可以参考付款方是香港公司、实际客户在其他国家怎么解释。

商业发票和装箱单：谁出、写什么

客户问 invoice，十有八九是为了清关。目的国清关通常看商业发票、装箱单和提单，关心的是品名、数量、金额、包装和实际货物是否一致。

1039 业务里，商业发票和装箱单按实际货物出具。卖方抬头怎么写，要和报关主体、收款主体的安排一起确认，不要各写各的。客户如果要求用他的格式或者加他的 SKU，一般可以配合，但品名、数量、金额必须和实际一致。

Commercial invoice and packing list

The commercial invoice and packing list for this shipment will be issued by ____ and will reflect the actual goods, quantities and amounts. If you need your SKU numbers or a specific format, please send us a sample and we will check whether it can be followed. Please note that we can only show the actual product descriptions, quantities and values on these documents.

中文对照：本票货的商业发票和装箱单由 ____ 出具，内容按实际货物、数量和金额填写。如需加您的 SKU 或使用指定格式，请发样本，我们确认能否配合。请理解，这些单据上只能写实际的品名、数量和金额。

最后一句很重要。它提前告诉客户：资料会按事实做，不会按他的要求改金额或品名。清关资料的分类和边界，可以看客户要清关资料时还能不能评估1039。

出口方为什么不是我们公司

只有看中国报关资料的客户才会注意到这一点，但一旦问了，就要说清楚：1039 是中国海关的市场采购贸易方式，出口申报主体是备案的经营主体，在东莞的实操里是登记在经营者本人名下的个体户。交易内容、货物、清关资料都不因此改变。

Exporter of record

This shipment is exported under China's market procurement trade mode (China Customs supervision code 1039), an export procedure for small-batch, multi-category goods sourced from markets and multiple suppliers. Under this procedure, the exporter of record on the Chinese export declaration is ____, a registered business operated by ____. The goods, quantities and amounts in your clearance documents remain the same as agreed in the order.

中文对照：本票货按中国海关市场采购贸易方式（监管方式代码 1039）出口，这种方式适用于从市场和多个供应商采购的小批量、多品类货物。在这种方式下，中国出口报关单上的出口方是 ____，由 ____ 经营的登记主体。您清关资料上的货物、数量和金额与订单约定一致，不会改变。

如果客户要看报关单本身，要先问用途。报关单能显示什么、能用来做什么，可以看走1039出口能拿到报关单吗。

客户要 CO：只说“逐票确认”，不先答应

原产地证不是 1039 路径本身附带的文件，能不能办、由谁作为申请人、货物是否满足原产地规则，都要按签证机构当前要求逐票确认。所以英文回复的重点是“问清楚”，而不是“答应”或“拒绝”。

Certificate of origin

Thank you for letting us know. To check whether a certificate of origin can be arranged for this shipment, could you please confirm: (1) the exact type of certificate you need, or send us a sample; (2) whether it is for preferential tariff treatment under a trade agreement; (3) any requirements on the exporter, consignee or issuing authority. Whether a CO can be issued depends on the goods and the requirements of the issuing authority, so we will confirm with you before shipment.

中文对照：谢谢告知。为了确认本票货能否安排原产地证，请您确认：（1）需要的证书准确类型，或者发一份样本；（2）是否用于自贸协定的关税优惠；（3）对出口方、收货人或签证机构有没有要求。能否出具原产地证，取决于货物情况和签证机构要求，我们会在出货前和您确认。

确认的思路和要问的问题，可以看客户要求原产地证，1039还能不能配合。

客户要一般贸易资料或退税资料：先问用途，再重新评估

有的客户会说“please provide export declaration under our company name”，或者要中国的增值税发票、退税资料。这类要求说明客户需要的是一般贸易那一套资料，和 1039 路径可能不匹配。

这时候不要硬说“可以”，也不用一口回绝，先问清楚用途。如果客户只是要清关文件，商业发票、装箱单、提单多半就够了；如果客户确实需要以指定主体报关、或者要退税相关资料，这票业务就要重新评估路径。

Documents for general trade

Could you please let us know what the documents will be used for? If they are for import customs clearance at your side, the commercial invoice, packing list and bill of lading are usually what is required. If you need export documents under a specific company name, or VAT invoices or tax refund documents from China, we need to review the export arrangement for this order before confirming.

中文对照：请问这些资料的用途是什么？如果是您那边进口清关用，通常需要的是商业发票、装箱单和提单。如果您需要以指定公司名义出口的资料，或者中国的增值税发票、退税资料，我们需要先重新评估这票订单的出口安排，再回复您。

一般贸易资料的边界，可以看客户要求一般贸易资料，1039还能不能谈。

可复制：一封完整的首次说明邮件

如果是第一次用 1039 给这个客户出货，可以在发 PI 之前，把上面几段合成一封邮件主动发过去。客户还没问就先讲清楚，比被问了再解释效果好得多。

Subject: Export and payment arrangement for PI No. ____

Dear ____,

Before we send the PI, we would like to explain the export and payment arrangement for this order.

1. Export: This shipment will be exported under China's market procurement trade mode (China Customs supervision code 1039). The exporter of record on the Chinese export declaration will be ____.

2. Payment: Please remit the payment in USD to the account of ____ (details in the PI), and include "PI No. ____" in the payment reference. You are welcome to verify the account details with me by phone or video call before payment.

3. Documents: The commercial invoice, packing list and bill of lading will reflect the actual goods, quantities and amounts.

4. Other certificates: If you need a certificate of origin or any other certificate, please let us know before we confirm the order, so we can check it case by case.

If you have any questions, please feel free to contact me.

Best regards,

____

中文对照：在发 PI 之前，先说明这票订单的出口和付款安排。第一，出口：本票货按中国海关市场采购贸易方式（监管方式代码 1039）出口，中国出口报关单上的出口方是 ____。第二，付款：请以美元付款到 ____ 的账户（详见 PI），附言写“PI No. ____”，付款前欢迎通过电话或视频核实账户信息。第三，单证：商业发票、装箱单和提单按实际货物、数量和金额出具。第四，其他证书：如需原产地证或其他证书，请在确认订单前告诉我们，我们逐票确认。有任何问题随时联系。

这封邮件里，第 1、2 点的名称和账户信息必须和 PI、报关安排完全一致；第 4 点不要改成“we can provide CO”。更多中文说明模板，可以在1039资料模板库里找到。

客户回复以后，怎么接下一句

英文说明发出去，客户的回复大致有几种，接法不一样：

最后两种要特别注意。客户想改低发票金额，是这类沟通里最常见、也最不能松口的要求，回复时语气可以客气，但立场要清楚：单据只能按实际写。付款方临时变成另一家公司，要先拿到关系说明再收款，不要先收下再补。

英文说明里不要用的词

有些词看着能让客户放心，其实是在给自己挖坑：

• guaranteed / guarantee：清关、退税、证书这些都不是你一个人说了算的；
• always / no problem at all：每票货情况不同，没有“永远没问题”；
• official agent of the government / customs-approved for all goods：夸大身份、夸大范围；
• we can issue any documents you need：最容易被客户拿回来对质的一句话；
• tax-free for you：容易让客户误解，1039 的税务处理不是这个意思。

稳妥的替代说法是：“we will check case by case”“subject to the current requirements of ____”“we will confirm before shipment”。

集采通怎么协助

客户第一次接触 1039，集采通会先帮你核对几件事：这票货的出口主体、收款账户、发票抬头是否已经安排一致；客户提过哪些单证要求，哪些可以按实际出具，哪些要逐票确认，哪些可能需要重新评估路径。确认清楚以后，再帮你把英文说明对照事实改一遍。

需要说明的是，英文说明只是沟通工具，客户最终是否接受、目的国清关和签证机构怎么处理，以对方和主管部门的实际要求为准。

常见问题（FAQ）

英文说明一定要主动发吗？

第一次合作、或者收款账户和以前不同的，建议主动发；老客户已经做过 1039 的，可以只在有变化时说明。

客户坚持要我们公司作为出口方怎么办？

先问清楚原因。如果只是习惯，可以解释交易内容不变；如果客户的进口申报、做账或证书确实要求特定出口方，这票业务就要重新评估路径，不要为了出货勉强答应。

客户回复说“这个账户看起来不安全”，怎么办？

客户谨慎是好事。主动提供视频或电话核实，让客户和你确认账户信息，也可以先安排小额定金测试。不要催客户付款，也不要换一个说法去打消他的疑虑。

英文模板可以直接复制吗？

可以作为起点，但每一句都要对照这票业务的事实改。尤其是出口主体名称、账户信息、单证安排，填错一个字，后面银行和清关都会受影响。

客户要中英文双语说明，可以吗？

可以。中文部分和英文部分意思必须一致，不要中文写得保守、英文写得宽松。

客户看不懂“1039”是什么，要不要多解释政策？

一般不需要。境外客户关心的是货能不能按时到、清关资料能不能用、钱付到哪里安全。政策背景用一两句话带过就够了，讲多了反而让客户觉得复杂。客户真有兴趣追问，再把监管方式、出口主体的情况补充说明。

写在最后

东莞市集采通供应链有限公司（1039JCT）是东莞大朗备案的 1039 市场采购贸易综合服务商，在东莞虎门、东莞大朗、佛山禅城设有服务点，协助客户做路径判断、个体户路径协同、报关协同、对公收汇结汇资料衔接、税务申报、完税归档和按票资料复盘。

如果你准备给境外客户发 1039 说明，又拿不准某句该怎么写，可以把客户的原始邮件、订单情况和单证要求发给黄总（电话 / 微信 13531380240，邮箱 569249756@qq.com），或者通过联系黄总页面留下信息，先把事实对一遍再发。