供应商只给收据、送货单，怎么让对方补真实确认？

更新日期：2026-10-14

在市场里拿货的人都有体会：资料的问题，往往不是供应商不配合，而是你开口的方式不对。

你发一句“老板，帮我补个资料”，对方要么不理，要么回一句“补什么资料？”，要么干脆说“我们不开票”。你要的明明只是让他确认一下上周送了什么货、收了多少钱，他听成了“要我开发票”“要我担责任”，自然往后缩。

这篇整理的是一套跟供应商开口的方法：哪些内容可以请对方确认，怎么问对方最容易答，对方不愿意时怎么办，哪些话千万不能说。最后讲确认回来以后怎么归档。话术都可以复制，____ 处换成你自己的真实信息。

“补确认”和“编资料”，差在哪里

先把边界划清楚，后面的话术都建立在这条线上。

补真实确认，是让供应商对已经真实发生过的交易，用文字确认一遍：哪天送了什么货、多少数量、多少钱、钱付给了谁。事实本来就存在，只是当时没留下完整的书面记录。确认的日期写确认当天，送货和付款的日期写实际发生的日期。

事后编资料，是让对方写一份和事实不一致、或者根本没发生过的东西：日期往前填、数量金额按需要改、把几家的货写成一家、没有送货却补一张送货单。

判断方法很简单：如果有人去问这个供应商，他能不能当面认这份确认上的每一句话？能认，就是真实确认；不能认，就是编，不要碰。

关于手上只有收据、送货单时资料整体怎么整理，可以先看供应商只给收据、送货单，1039资料怎么整理。没有进项票这件事本身怎么判断，可以看没有进项票出口能不能走1039。

可以请供应商确认哪些字段

请对方确认的内容，越具体越好答，越笼统越容易被拒。下面这些字段，是比较适合请供应商确认的：

核心技巧是：你先把自己记的事实写出来，请对方确认“对不对”，而不是让对方从头写一份。核对比填写容易得多，对方也更愿意回。字段怎么汇总成供应商清单，可以看1039供应商清单怎么整理。

可复制话术一：档口老板

档口老板最怕麻烦、最怕“开票”两个字。开口要短，先说明不是要发票，再把要确认的内容直接列出来。

老板你好，我是 ____（你的名字），____ 号在你档口拿了一批货。我这边出口要整理一下采购记录，不是要开发票，只是请你帮忙核对一下下面这几项对不对：

档口：____ 市场 ____ 号

货品：____（规格 ____）

数量：____ 件 / ____ 箱

单价：____，总价：____

送货日期：____

货款转给了：____（微信 / 银行），____ 号付的

对的话回个“对”就行，有不对的帮我改一下。谢谢老板！

档口老板回一个“对”，加上他的微信号、档口信息，再配合你手上的收据、转账记录，这一笔采购就基本能说清了。

可复制话术二：工厂跟单

工厂跟单一般手上有出货记录，比档口规范一些，可以请对方发一份送货明细，或者在你的清单上确认。

____（跟单姓名）你好，我是 ____ 公司的 ____。我们 ____ 号收到你们送的货，现在出口要整理采购资料，想请你帮忙确认一下这批货的明细：

订单号 / 款号：____

品名规格：____

数量：____，箱数：____

金额：____

送货日期：____，送到：____（地址）

如果你们系统里有送货明细或出货单，直接发一份 PDF 或截图给我也可以。我们只需要如实的送货记录，不需要额外做什么文件。谢谢！

最后一句话是有意加的：告诉对方你要的是“如实记录”，免得对方以为要他配合做特别的东西。

可复制话术三：供应商财务

钱的问题，有时候要找对方财务确认，尤其是付款人和收款人不是同一个名字的情况。

____ 你好，我是 ____ 公司的 ____，和你们 ____（业务员姓名）对接采购。想请你帮忙确认一下收款情况：

我们于 ____ 号向 ____（收款人 / 账户名）支付了 ____ 元，用于支付 ____ 号送货的 ____（货品），对应金额 ____。

请问这笔款你们是否已收到、收款人 ____ 是你们公司或老板本人吗？我们出口整理资料要用，只需要你确认是否属实即可。谢谢！

如果对方财务说“这个账户是我们老板个人的”，这就是一条有用的确认，把它保存下来，写进供应商清单的收款人说明里。

可复制话术四：多供应商拼柜

拼柜时，除了品名数量金额，还要请每个供应商确认他的货装在哪几箱。这一步最好在装柜当天或前一天做。

各位老板好，我是 ____。这次 ____ 号装柜，一共 ____ 家的货。为了出口资料能对上，麻烦每家确认一下自己的货：

1. 品名和数量；

2. 一共几箱，箱唛上写的是什么（或者我们编的箱号 ____ 到 ____）；

3. 送货日期。

我这边已经整理了一个表，下面是你家那一行，请看一下对不对：

____（贴上该供应商那一行）

对的回“对”，不对的直接改。谢谢大家配合！

建议一家一家单独发，不要在群里贴全部供应商的信息，别人家的货价没必要让大家都看到。箱号表的字段可以参考多供应商拼柜箱号表怎么做；装柜时拍照、箱唛怎么留证，可以看箱唛、装柜照片和箱号底稿为什么要留。

什么时候开口最合适

同样一句话，时间点不同，对方的配合度差别很大。

最好的时机是下单和送货的时候。下单时就跟对方说一声：“我们出口要整理采购记录，送货时麻烦送货单写清品名、数量、单价。”对方当场就按这个写，后面基本不用补。

其次是付款的时候。付款前把这批货的明细发过去，请对方确认金额无误再付。这个时候对方最愿意回，因为他在等你的钱。

再次是装柜前。装柜前一两天，货已经到齐，做一次全部供应商的核对，箱数箱唛一起确认。

最难的是出货以后。货出了、钱付了，供应商已经没有动力再回你，记忆也开始模糊。所以能在前面三个时间点做的，不要拖到最后。

把“请供应商确认”变成采购流程里的固定一步，而不是出了问题再去补，资料自然就齐了。

对方不愿意确认，怎么办

有些供应商就是不回，或者回一句“我们不搞这些”。别急着放弃，也别急着硬来，可以按这个顺序处理：

第一步，换个更小的问法。不要让他确认一整套，只问一个点：“这批货是 ____ 号送的吧？”“这笔 ____ 元你收到了吧？”一个问题一个问题问，很多人是愿意回的。

第二步，用你自己掌握的记录补位。送货时的签收单、你拍的收货照片、仓库的入库记录、转账记录、之前的聊天记录，这些都是你自己就有的东西，整理起来。

第三步，当面确认。下次去拿货时，当面把清单给他看，请他在上面签个名或拍个照确认。很多老板不爱在微信上回字，但当面看一眼愿意点头。

第四步，如实标注缺口。确实拿不到确认的，在供应商清单里写清楚“供应商未书面确认，已有资料为 ____”。不要自己替对方写一份确认。

如果一个供应商的货占这票的大头，而且什么资料都拿不到，这票业务就要先暂停评估，考虑换一个资料规范一点的供应商。

哪些话不要说

开口的方式，直接决定对方确认的内容是不是真实。下面这些话，听着像是“请对方帮忙”，实际上是在诱导对方写不真实的内容，不要说：

• “你就按 ____ 号送货写吧。”（实际不是那天送的）
• “金额写 ____ 就行，多少不重要。”
• “你帮我写个送货单，日期往前填一下。”
• “这几家的货都写在你名下吧，方便一点。”
• “随便给我开个收据，写个大概就行。”
• “反正就是走个形式，你签个字。”

一旦对方按你说的写了一份不真实的确认，这份东西不但没用，还会变成后面说不清的问题。你要的永远是“对方确认真实发生的事”，而不是“对方帮你写一个需要的版本”。

确认回来以后，怎么放进文件夹

确认拿到了，最后一步是放对地方，否则过两个月又找不到。

建议每个供应商一个子文件夹，放在这票业务的“采购资料”目录下，文件名用“票号_供应商名_资料类型_日期”。每个供应商文件夹里放这几样：

1. 收据、送货单原件照片或扫描件；
2. 付款记录（转账回单、微信支付宝截图要带完整的时间和收款人）；
3. 供应商确认记录：聊天记录导出或完整截图，要能看到对方的头像、名称和日期；
4. 收货和装箱照片；
5. 一页说明：这个供应商有哪些资料、哪些已确认、哪些缺口。

聊天记录不要只截“对”那一句，要连着你发过去的清单一起截，否则单独一个“对”说明不了确认的是什么。整个供应商资料怎么准备，可以对照1039供应商资料怎么准备；采购清单和装箱单怎么对应，可以看1039采购清单和装箱单怎么对应。

集采通怎么协助

供应商资料不全时，集采通会先帮你看：这票货有几个供应商，每家现在有什么、缺什么，缺的部分能不能通过真实确认补上。能补的，帮你把要确认的字段列出来，告诉你找谁、怎么问；补不上的，如实告诉你，建议先暂停或调整供应商，不会为了出货去凑一份资料。

确认好的资料，再接着进入报关协同、收汇结汇资料衔接、税务申报和完税归档，最后按票复盘。

常见问题（FAQ）

供应商回了一个“对”，这算有效确认吗？

要看他确认的是什么。如果你发过去的是一份写清品名、数量、金额、日期的清单，他回“对”，连同聊天记录一起保存，就是一条有用的确认。单独一个“对”，没有前面的清单，作用很有限。

能不能请供应商补盖一个章？

可以请对方在真实的送货单或确认单上盖章，前提是内容真实、日期如实。不要让对方在一份内容不准或日期倒填的单子上盖章。

确认单上的日期写哪天？

确认的日期写确认当天；送货日期、付款日期写实际发生的那天。两者分开写，不要为了好看把确认日期改成送货当天。

档口老板只会说方言、不愿打字，怎么办？

可以请他发语音确认，或者当面拍一段简单的视频，内容就是看着清单说“对，是我家的货”。语音和视频要和清单一起保存。

供应商换了老板，以前的货谁来确认？

先找当时实际经手的人或原档口的联系人确认。找不到的，用你自己手上的付款记录、收货照片、聊天记录说明，并在清单里如实标注“原供应商已变更，未书面确认”。

写在最后

东莞市集采通供应链有限公司（1039JCT）是东莞大朗备案的 1039 市场采购贸易综合服务商，在东莞虎门、东莞大朗、佛山禅城设有服务点，协助客户做路径判断、个体户路径协同、报关协同、对公收汇结汇资料衔接、税务申报、完税归档和按票资料复盘。

如果你手上有一批供应商资料不全的货，不知道该从哪家开始补，可以把供应商数量、现有资料和出货时间发给黄总（电话 / 微信 13531380240，邮箱 569249756@qq.com），先一起列出要确认的内容。更多模板可以在1039资料模板库找到。