供应商只给收据、送货单，没有发票，1039资料怎么整理？

更新日期：2026-10-14

在市场里拿货，最常见的情况就是：档口老板给一张手写收据，工厂送货时附一张送货单，钱是微信或者转账付的，问供应商要发票，对方说“开不了”或者“开票要加点”。货已经备好了，客户在等，这时候很多人会问：这种情况能不能走 1039？资料要怎么整理？

这篇文章不讲大道理，就讲一件事：手上只有收据、送货单这类资料时，怎么把采购事实整理清楚，哪些能补，哪些不能补，哪些情况要先停下来。具体能否评估，以当票业务资料和主管部门实际口径为准。

先说结论

没有发票，不等于自动适合 1039，也不等于自动不能评估。

1039 市场采购贸易按“免征不退”处理，出口环节不靠进项发票去申请退税，所以“没有发票”本身不是一票否决的理由。但这不代表资料可以随便。1039 评估的核心，是这票货的采购事实能不能说清楚：货从哪个供应商来，是什么产品，数量和金额多少，什么时候送到，钱怎么付的，装在哪几箱里。

收据、送货单、付款记录、聊天记录、照片，这些单独拿出来，每一样都只能说明一部分；放在一起能互相对应，才是一条可以讲清楚的采购资料链。整理得清楚，就可以继续评估；对不上、说不清、或者要靠事后“做”出来的，就要先停下来。

关于“没有进项票”这件事本身怎么判断，可以先看没有进项票出口能不能走1039。这篇更聚焦在：手上已经有收据和送货单，下一步具体怎么整理。

收据、送货单、聊天记录，各自能证明什么

很多人把手上的纸都堆在一起，觉得越多越好。其实每种资料能证明的东西不一样，先分清楚，才知道缺什么。

收据：通常能说明“谁收了谁的钱、收了多少、大概是什么货”。但手写收据常见的问题是：没写供应商全称，没写日期，品名只写“货款”，金额没有对应明细。这样的收据只能证明“付过一笔钱”，证明不了“这笔钱买的是哪批货”。

送货单：能说明“什么货、多少数量、哪天送到、送到哪里”。送货单比收据更接近货物本身，尤其是有品名、规格、件数、签收人的那种。但送货单一般不写付款情况，也可能没有单价。

付款记录：银行转账回单、微信或支付宝转账记录，能说明“钱从谁付给了谁、什么时间、多少钱”。它是采购资金流的直接记录，但付款备注往往很简单，需要和收据、送货单对起来看。

聊天记录：和供应商的下单沟通、报价、确认款式数量、约送货时间，能补充说明交易过程。聊天记录很有用，但它是辅助资料，不能单独代替其他资料。

采购清单：这是你自己整理的表，把每个供应商、每种产品、数量、金额汇总在一起。采购清单本身不是“证据”，它的价值在于把散的资料串起来，让人一眼看到这票货由哪些采购组成。采购清单和装箱单怎么对应，可以看1039采购清单和装箱单怎么对应。

货物和装箱照片：能说明货确实存在、确实装进了哪几箱。照片最好带上箱唛或箱号，单纯拍一堆货，作用有限。

一句话总结：收据管钱，送货单管货，付款记录管资金流，聊天记录管过程，采购清单管汇总，照片管实物。缺哪一类，就对应补哪一类，而不是随便多找几张纸。

替代资料清单：没有发票时先把这些整理出来

下面这张表，是没有发票时建议优先整理的字段。不是每一项都必须有，但每个供应商至少要能把“谁、什么货、多少、什么时候、怎么付、装在哪”说出来。

整理时，建议一个供应商一行，汇总成一张供应商清单。清单字段怎么设计、怎么和箱号对应，可以直接参考1039供应商清单怎么整理。如果是多个供应商拼一个柜，还要再做一张箱号表，把每个供应商的货对应到具体箱号，模板可以看多供应商拼柜箱号表怎么做。

整理的顺序：先按供应商，再按箱号，最后对总数

资料多的时候，顺序很重要。建议按三步走：

第一步，按供应商分组。把每个供应商的收据、送货单、付款记录、聊天记录放在一起。一个供应商一个小文件夹，文件名写清供应商名称和日期。这一步做完，就能看出哪个供应商资料齐，哪个只有一张收据。

第二步，按箱号对应。每个供应商的货装进了哪几箱、每箱多少件，写进箱号表。这一步是把“采购”和“装箱”连起来。没有箱号对应，到了报关和客户清关那一步，很难说清哪箱是谁的货。

第三步，对总数。所有供应商的数量加起来，和装箱单总数对一下；金额加起来，和你给客户的 PI、商业发票的成本逻辑对一下。数量对不上的，要找原因：是送货单少写了，还是有一批货是自己库存，还是有退换货。每一个差异都写一句说明，不要留空白。

做完这三步，你手上就有一套能讲清楚的采购资料：供应商清单、箱号表、按供应商分好的原始资料，加上一页差异说明。供应商资料整体怎么准备，可以对照1039供应商资料怎么准备。

不能做的事：事后编资料

这一点要单独说清楚：资料可以整理，可以补充原本就有、只是没收集起来的东西，但不能事后编。

常见的“编”法包括：出货后让档口补写一张日期往前填的收据；把几个供应商的货写成一个供应商；数量、金额按“看起来合理”的数字重新写；没有送货这回事，却补一张送货单；用别的业务的付款记录充当这票货的付款。

这些做法看起来是在“补资料”，实际上是让资料和事实脱节。资料一旦和事实不一致，后面报关、收汇、申报、归档每一步都要继续圆，越圆越难。真正能补的，是事实本来就存在的东西：找供应商补一份写清品名数量的送货确认，把付款记录从手机里导出来，把聊天记录完整保存，给收货和装箱补拍照片。

判断标准很简单：补上去的东西，供应商被问到时能不能认，时间顺序是不是真实的。能认、是真的，就补；不能认、要“做”的，就不要碰。

哪些情况要先停下来

下面这几种情况，不建议急着出货，先把问题弄清楚：

• 说不出供应商是谁。只知道“在某某市场拿的货”，档口名称、联系人、付款记录都没有。
• 付款对不上。收据上的金额和实际付款差很多，或者付款人、收款人和供应商完全无关，又说不出原因。
• 货物和资料对不上。送货单写的是 A 产品，装箱的是 B 产品；或者数量差距明显，又没有合理说明。
• 货物本身可能不适合 1039。比如出口退税率为零的商品、需要特殊许可或认证的商品、品牌授权不清的商品。这类问题和有没有发票无关，要先单独判断。
• 客户要的是一般贸易资料。客户要求以他指定的主体出报关单、要国内增值税发票、要退税资料，这时候路径本身可能不匹配。可以先看客户要求一般贸易资料，1039还能不能谈。
• 有人建议“补一套资料就行”。这本身就是要停下来的信号。

停下来不等于不做，而是先把这票业务的事实讲清楚，再决定走哪条路径。出货前可以用1039业务自查清单整体过一遍。

资料整理好以后，怎么接上后面的环节

采购资料只是一票 1039 业务的第一段。后面还有装箱、报关、收汇、结汇、税务申报、完税归档。采购资料整理得好不好，会直接影响后面每一段。

比如报关品名，要能对应到采购资料里的产品；收汇金额，要能对应到 PI 和商业发票；最后归档时，采购资料要和这票业务的报关、收汇、完税资料放在同一个文件夹里。整条资料链是什么样子，可以看一票1039业务的完整资料链。

建议的做法是：采购资料整理完，就在这票业务的总文件夹里建一个“采购资料”子目录，供应商清单、箱号表、原始收据和送货单都放进去。后面报关、收汇、完税的资料，按同一票业务往下放。归档目录可以参考1039资料模板库里的完税归档目录模板。

集采通怎么协助

供应商资料不完整时，集采通先做的是判断，不是直接安排出货。

具体来说，会先看几件事：产品是什么，有没有品类边界问题；供应商有几个，每个供应商现有哪些资料；收据、送货单、付款记录能不能互相对应；装箱和箱号能不能对上；客户对单证有什么要求。然后告诉你：哪些资料已经够用，哪些需要补，补的方式是什么，哪些情况建议先停。

资料能对应的，再进入后面的个体户路径协同、报关协同、收汇结汇资料衔接、税务申报和完税归档。资料对不上、说不清的，会如实告诉你，不会为了出货去凑资料。

常见问题（FAQ）

供应商只给手写收据，能用吗？

手写收据可以作为资料的一部分，但单独一张手写收据，能说明的东西有限。建议同时保留付款记录、送货单或聊天记录，并在收据上尽量补全供应商名称、日期、品名和数量。能和其他资料对应起来，收据才有作用。

没有发票，是不是就适合走 1039？

不是。没有发票只是说明这票货没有进项票，不是走 1039 的理由。能不能评估，要看采购事实是否清楚、商品是否在 1039 适用范围内、客户单证要求是否匹配，以及单票报关货值是否在边界内，以当票资料和主管部门实际口径为准。

微信、支付宝付款给档口老板个人，算不算付款记录？

可以作为付款记录保留，但要能说明这个收款人和供应商档口是什么关系，比如是档口老板本人。建议在供应商清单里写清楚收款人姓名和档口的关系，并保留对应的聊天记录。

供应商不肯提供任何书面资料怎么办？

先尝试补最基本的东西：一份写明品名、数量、金额、日期的送货确认，或者在聊天记录里让对方确认这批货的明细。如果供应商连这些都不愿意确认，这票货的来源就很难讲清楚，建议先暂停评估，或者考虑换一个资料更规范的供应商。

资料已经很乱了，还来得及整理吗？

只要事实是清楚的，大多数时候来得及。按供应商分组、按箱号对应、对总数，这三步做下来，大部分资料能理顺。来不及的是那种事实本身说不清的情况，那就不是整理的问题了。

一部分货有发票，一部分没有，可以放一起吗？

可以放在同一票业务里整理，但要在供应商清单里标清楚哪些供应商有发票、哪些没有，不要混在一起写。有发票的货是否另有安排，要结合整票业务一起判断。

写在最后

东莞市集采通供应链有限公司（1039JCT）是东莞大朗备案的 1039 市场采购贸易综合服务商，在东莞虎门、东莞大朗、佛山禅城设有服务点，日常做的就是路径判断、个体户路径协同、报关协同、对公收汇结汇资料衔接、税务申报、完税归档和按票资料复盘。

如果你手上正好有一批只有收据和送货单的货，可以把产品、供应商数量、现有资料和出货时间发给黄总（电话 13531380240，邮箱 569249756@qq.com），先按一票业务判断资料够不够、缺什么。想系统了解 1039，也可以从1039知识库总入口开始。