怎么跟境外客户解释1039？发货人、报关单和发票抬头先讲清楚

更新日期：2026-10-11

很多客户第一次走 1039，国内这边的事情都安排好了，最担心的反而是境外客户那一头：“客户看到报关单上发货人不是我公司，会不会起疑？”“客户要报关单怎么办？”“客户问为什么收款账户换了，我怎么说？”

这种担心是有道理的。1039 的结构和一般贸易不一样，境外客户如果之前一直和你做一般贸易，第一次看到 1039 的单证，确实可能有疑问。疑问没解释清楚，轻则来回邮件，重则影响清关和付款。

这篇文章讲的是怎么跟境外客户沟通：哪些地方客户会注意到，怎么如实解释，哪些要求不能答应。原则只有一条：如实说明，不讲两套故事。

先说结论：大多数客户只关心能不能清关、能不能收到货

先给客户一个定心丸：大多数境外客户并不关心你在中国用什么监管方式出口。他们关心的是三件事：货能不能按时到，到了能不能顺利清关，单证和他付的钱能不能对上。

所以沟通的重点不是给客户讲 1039 政策，而是确认这三件事：

这三件事讲清楚，绝大多数客户都不会深究监管方式。反过来，如果这三件事有一件没讲清，客户就会开始追问，问题也会越问越多。所以与其准备一大套关于 1039 的解释，不如先把清关文件、单证一致性和收款信息这三件事落实好。客户清关资料的判断方法可以看客户要清关资料时还能不能评估1039。

客户最可能注意到的三个变化

如果客户之前和你做过一般贸易，换成 1039 后，客户可能会注意到这几个变化：

报关单上的发货人不是你的公司。 1039 的出口申报主体是备案的经营主体，东莞实操中为个体工商户，不是客户熟悉的你的公司。这一点只有客户要看中国报关单时才会注意到，大多数客户并不要。

收款信息可能变了。 1039 的收汇要对应这票货的经营主体，收款账户可能和以前不同。客户付款时会注意到收款人名称变了。

单证上的出具方可能变了。 商业发票、装箱单的卖方抬头写谁，要和报关发货人、收款主体的安排一起确认，可能和以前的习惯不一样。

这三个变化，第二个最容易引起客户疑问，也最需要提前说明。其他两个，客户问了再解释即可。

客户问报关单，怎么回应

先问清楚客户要报关单干什么。境外客户说要“出口证明”，往往指的是这几样：

• 提单： 证明货物已装船出运，这是最常见的需要；
• 商业发票和装箱单： 目的国清关用；
• 原产地证明： 部分国家用于关税优惠；
• 中国报关单： 少数客户用于核对出货信息。

大部分情况下，目的国清关真正需要的是商业发票、装箱单、提单，中国报关单不是目的国清关的必备文件。如果客户确实要报关单信息，可以提供，但要提前说明：发货人是对应的市场采购贸易经营主体，监管方式是“市场采购”。

不要为了让客户“看着舒服”去改报关单信息，报关单就是如实申报的结果。报关单的更多说明见走1039出口能拿到报关单吗。

收款账户变了，怎么跟客户说

这是最需要提前沟通的一点。客户突然收到一个新的收款账户，第一反应可能是“是不是诈骗”。这在外贸里很常见，客户谨慎是对的。

建议这样处理：

1. 提前通知，不要在 PI 上突然换。 在发 PI 之前，先用你和客户一直使用的沟通渠道（比如原来的邮箱）告知收款安排； 2. 说明原因，简单如实。 比如“这批货通过我们合作的出口服务渠道办理出口，收款主体会和出口主体保持一致”； 3. 给客户核实的方式。 欢迎客户通过电话或视频和你确认，不要只靠一封邮件； 4. PI 上写清楚。 收款人名称、银行、账号、币种，并请客户付款时在附言中注明 PI 号。

收款安排本身要和服务商、银行一起确认，具体以银行当前要求为准。付款方和客户不一致的情况，见付款方、客户、收货人不一致怎么解释。

一段可以参考的英文说明

客户问起来，可以参考下面这段话，按你的实际情况修改，不要照抄：

This shipment is exported from China under the market procurement trade mode (China Customs code 1039), a formal export procedure for small-batch, multi-category goods sourced from multiple suppliers. The exporter of record on the Chinese export declaration is a registered market operator under this procedure, so the name may differ from our company. Your customs clearance documents (commercial invoice, packing list and bill of lading) will match the actual goods, quantities and amounts. Payment details are stated on the PI; please feel free to verify them with us by phone before payment.

这段话说的都是事实：监管方式是什么，发货人为什么不同，清关资料和实货一致，付款信息可以核实。不夸大，也不回避。发之前，把括号里的信息和你实际的安排核对一遍，确认每一句都是事实再发。

哪些客户要求不能答应

在沟通中，客户有时会提出一些要求，有些可以满足，有些不能：

格式上的要求可以配合，实质内容不能改。客户清关资料和境内报关资料不能讲两套故事，这既影响收汇对应，也可能给客户自己的清关带来麻烦。

不同类型的客户，沟通重点不一样

境外客户的情况不同，关注点也不同。下面是几种常见类型：

对合规要求高的客户，不要试图隐瞒或淡化监管方式。如实说明 1039 是什么、为什么这样出口、资料怎么对应，反而更容易获得信任。

第一票1039出货前，给客户的说明清单

如果是老客户第一次换成 1039，建议出货前发一封说明，把这几件事一次讲清：

1. 本批货的出口方式：按中国市场采购贸易方式出口； 2. 中国报关单上的发货人：为该方式下的备案经营主体，名称可能和你公司不同； 3. 清关文件：商业发票、装箱单、提单照常提供，内容和实际货物一致； 4. 收款信息：收款人名称、账户，以及变化的原因； 5. 核实方式：欢迎电话或视频确认收款信息； 6. 特殊要求：请客户告知清关代理是否有特殊文件要求。

这封说明发一次，后面的订单就不用反复解释。客户的回复也要留存，作为沟通记录归档。

什么时候跟客户说比较好

最好的时机是在报价或确认订单的时候，而不是货出了以后。

报价时就和客户确认：清关需要哪些文件，有没有特殊要求，付款方式和付款主体。确认订单时，把收款信息写进 PI，并提前告知收款安排。这样客户在付款前就知道情况，不会在收到单证或付款时才发现变化。

如果是老客户，建议在第一票 1039 出货前单独发一封说明，把可能注意到的变化提前讲清楚。后面的订单就不用每次解释了。客户回复确认的邮件也要留好，后续银行问询交易背景时，这类沟通记录就是佐证。

集采通怎么协助客户沟通

东莞市集采通供应链有限公司是东莞大朗备案的 1039 市场采购贸易综合服务商，在东莞虎门、东莞大朗、佛山禅城设有服务点。我们协同路径判断、个体户路径、报关、对公收汇结汇资料衔接、税务申报、完税归档和按票复盘。

客户的境外买家有特殊要求时，可以把客户的邮件或要求清单直接发给黄总，集采通会帮你判断：哪些要求可以在 1039 下按真实情况满足，哪些和 1039 冲突需要重新评估路径。我们不会建议客户为了配合买家去改实质内容，也不会替客户编造单证。

常见问题（FAQ）

境外客户会不会因为1039不接受单证？

大多数客户关心的是能否清关和单证是否一致，不关心中国的出口监管方式。只要商业发票、装箱单、提单如实、一致，通常不影响清关。客户有特殊要求的，提前确认。

客户问为什么报关单发货人不是我公司，怎么解释？

如实说明：这批货按中国的市场采购贸易方式出口，申报主体是该方式下的备案经营主体，所以名称和你公司不同；清关资料和实际货物一致。

收款账户和以前不一样，客户不信任怎么办？

提前通过原有沟通渠道通知，简单说明原因，欢迎客户电话或视频核实，PI 上写清收款信息。不要在 PI 上突然换账户而不做任何说明。

客户要求发票金额写低一点可以吗？

不可以。发票金额要和实际交易一致，客户清关资料和境内报关资料不能讲两套故事。

客户要中国报关单，能给吗？

可以提供报关单信息，但要提前说明发货人和监管方式。大多数目的国清关并不需要中国报关单，先问清客户要它做什么。

客户要求以我公司名义出口怎么办？

这和 1039 的结构不匹配。需要以你公司名义出口的，应评估一般贸易或其他路径。

境外客户对 1039 单证有疑问，或者提出了特殊要求，可以把产品、客户要求（附上客户邮件）、供应商、出货时间和收款安排整理好，发给黄总（电话 13531380240，邮箱 569249756@qq.com），由集采通先做路径判断。知识库里相关问题见 Q10、Q26 和 Q27。